市役所での電話通話録音について

　令和4年（2022年）10月1日から、業務の適正な執行の確保などのため、市役所と外部との電話通話を録音しています。

趣旨

1. 業務の公正かつ適正な執行の確保
2. 不当要求行為等の防止及び排除
3. 通話における事実確認

方法

　令和4年（2022年）10月1日から、電話交換機に付帯している通話録音記録装置を利用し、市役所と外部の通話を一律に録音しています。録音データは、録音時から1か月で自動的に消去しますが、不当要求、ハラスメント等と考えられるものについては、それらの被害を受けた部署の所属長（ハラスメントの場合にあっては、職員課長）から総務課長への報告により認知したのち、総務課において該当する録音データを抽出し、個別に原則5年間の保存を行います。
　なお、通話開始時から電話料金が発生すること、電話交換手に接続するまでに時間を要し、回線混雑の要因となることから、通話開始時に録音する旨の自動音声案内は行っておりませんのでご了承ください。

その他

1. 録音データを管理・保存するPC及び機能にはパスワードをかけており、総務課の職員のみが把握しています。また、録音データを管理するパソコンは、外部のネットワークから独立したものにしています。
2. 録音データを取り扱う職員には、守秘義務があります。

PDF北広島市電話通話記録装置取扱要綱 (5.5KB)